Электронные наряд-задания в Okdesk — уходим от бумаг
Ежедневно сервисные инженеры, выезжающие на объекты, берут с собой два экземпляра бумажных наряд-заданий. В них указываются предполагаемый объем работ, контактные данные клиента, прочая необходимая информация. Заметим, что эти наряд-задания распечатаны на основе заявок созданных в Okdesk, и по сути являются их копией, бумажным отражением.
В процессе работ, инженер делает отметки как в заявке Okdesk (надо же поддерживать актуальность данных), так и в бумажном наряд-задании, ведь именно его будет подписывать уполномоченный сотрудник клиента, принимающий работы.
И в чем проблема?
Их несколько.
Инженеру приходится заполнять одновременно два регистра — заявку в Okdesk и наряд-задание. Писать на бумаге, быстро, красиво и аккуратно не всегда получается — условия в месте проведения работ этому не способствуют. В итоге драгоценное время тратит вначале инженер, а потом тот, кто расшифровывает его рукописный текст.
Высока вероятность ошибки — на бумаге будет одно, в заявке другое. Контактные лица клиентов, имеющие доступ к заявке, наши сотрудники, в Okdesk видят одни данные, в бумажном экземпляре другие. Дезориентация и потеря времени на поиски истины.
Копится огромное количество архивных документов, которые выкинуть нельзя (и жалко!), так как в них подписи клиентов и история работ (зачем тогда Okdesk, интересно?)
И как же быть?
Отбросим в сторону предположение, что "любая бумажка, да еще и с подписью, лучше всего греет сердце" и посмотрим, как можно сделать процесс подтверждения принятия работ и обмена документами проще и современнее. И без бумаг.
Давайте конкретизируем, что мы хотим сделать.
- Подтверждать факт приема работ так, чтобы у сторон не было необходимости подписывать бумажные копии наряд-заданий.
- Легализовать электронные копии документов, которыми мы обмениваемся в рамках Okdesk при выполнении работ по договорам технического обслуживания.
Задачи будем решать в рамках штатного функционала Okdesk (это надежнее и менее затратно) и с применением понятия Простой электронной подписи.
Разберемся, что такое "простая электронная подпись", каковы условия ее применения и как это соотносится с Okdesk.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Статья 9. Использование простой электронной подписи
1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
3. К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10 - 18 настоящего Федерального закона.
4. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.
Очевидно, что Okdesk в полной мере позволяет использовать описанное в законе понятие простой цифровой подписи:
- Все, кто работает в системе имеют логин и пароль, чем однозначно подтверждают свои действия в Okdesk (и их можно идентифицировать), включая, но не ограничиваясь этим:
- создание заявки;
- прикладывание к заявке файлов, что равнозначно отправке документа контрагенту документа от своего имени;
- написание комментария.
- Вы и мы не храним (надеюсь) в Okdesk государственные тайны.
- Есть техническая возможность автоматически вносить в формируемые pdf-документы информацию о пользователях (имя, фамилия, логин, дату совершения действия).
Дело за "малым": выстроить и внедрить систему обмена информацией, с учетом специфики Okdesk, отраслевых нюансов, закрепить все это юридическим документом — "Соглашением с контрагентом об электронном взаимодействии".
Вернемся к тому, что мы хотели оцифровать:
- Факт приема работ.
- Обмен документами.
Думаю, уже понятно, что вторая задача решается достаточно просто. Мы описываем в Соглашении об электронном документообороте все условия, которые определяют, как мы собираемся обмениваться документами: с помощью электронной почты (перечисляем адреса, которые признаются параметрами, идентифицирующими сторону), с помощью Okdesk (вводим в документ понятие информационной системы, ее оператора, описываем, как происходит идентификация пользователей) или как-то иначе.
В Соглашении четко и однозначно указываем правила и средства электронного взаимодействия в зависимости от выбранного способа обмена документами.
После того, как вы это сделаете, документы, которые вы отправляете с определенных адресов электронной почты, а также прикладываемые к заявкам Okdesk, становятся автоматически подписанными простой электронной подписью и обладают такой же юридической силой, как и бумажные.
Немного интереснее дело обстоит с задачей номер один
Как договоримся с клиентом считать принятие работ подтвержденным электронным способом? Рассмотрим два варианта.
Предвижу ваш скептицизм в части того, что не очень как-то все это "железобетонно", надежно и конкретно. Вдруг, кто-то что-то поменяет, а у меня не останется никакого подтверждения? Где привычный документ, который можно сохранить, распечатать, отправить, приложить и так далее?
Поэтому, скорее всего, в жизни будет применяться второй вариант.
Остается определить способ и момент формирования этого документа и каким образом в нем появится простая электронные подписи сторон.
Наверное, было бы неплохо при формировании документа отправить клиенту SMS, где он прочтет код подтверждения, введет его в Okdesk и тем самым однозначно подтвердит, что это именно он, а не кто иной производит действие.
Либо в Okdesk или в связанном приложении откроется некое поле для ввода стилусом графической подписи.
Все это красиво, но на наш взгляд избыточно. Мы имеем все необходимые возможности в рамках штатного функционала Okdesk. Надо только выстроить процесс технически грамотно и в соответствии с требованиями закона к простой электронной подписи. Поэтому далее будем действовать, исходя из этого.
Работать это будет так
Представитель клиента переводит заявку в статус "Закрыта"
Этим подтверждается факт приема работ. Представитель клиента выполняет эту операцию под своей учетной записью.
Закрыть заявку может только клиент. Он должен знать, что договором на обслуживание установлен срок, в течение которого необходима письменная (или электронная, если вы подписали "Соглашение об электронном документообороте") реакция: либо клиент закрывает заявку, подтверждая факт принятия работ по ней, либо пишет мотивированный отказ. Если не произошло ни то, ни другое, заявка закроется автоматически, и работы будут считаться принятыми.
Исключение:
Заявку может закрыть Администратор Okdesk. Это происходит в исключительных случаях, например, заявка неактуальна. И мы помним, что все действия в Okdesk персонализированы. Подлог скрыть невозможно.
Формирование электронного pdf-документа
Сразу после шага 1 в автоматическом режиме формируется и прикладывается к заявке электронный документ в формате pdf, который содержит всю значимую информацию из заявки на момент ее закрытия, включая информацию о том, кто фактически ее закрыл (принял работы). Опционально можно предусмотреть отправку этих документов на электронную почту лица, закрывающего заявку.
Таким образом стороны электронным способом подтверждают принятие работ и подписывают документ (доступ к которому есть у обеих сторон) простой электронной подписью.
Соглашение об электронном взаимодействии
Большое значение необходимо уделить юридическому оформлению цифровому документообороту как у себя в компании, так и в отношениях с контрагентами. Помимо инерции клиентов в принятии таких прогрессивных технологий сделать все "по закону" не менее сложная задача. И это несмотря на то, что в интернете очень много рекомендаций и разъяснений по использованию электронных подписей разного класса.
Помимо всего этого надо постараться предугадать, как поведут себя судебные органы по отношению к нашим цифровым инновациям, как снизить риски и везде, где можно, "подстелить соломку".
В помощь вам может оказаться статья Михаила Цыгала, адвоката Омской областной коллегии адвокатов, "Электронная подпись: проблемы правового обеспечения. Способы защиты в суде", размещенная на сайте zakon.ru. Изучите ее внимательно и используйте в своей практике.
Наш вклад
В штате среднестатистической компании может не быть юриста, а приглашать внешнего накладно. Тем более, что тема специфическая. Поэтому мы разработали для вас образец Соглашения об электронном взаимодействии, который можно купить, скорректировать под свои условия и использовать в работе с клиентами. Стоимость документа 900 рублей (НДС не облагается, основание — применение УСНО). При адаптации документа под свои требования вы можете запросить помощь нашего юриста (услуги платные и не входят в стоимость образца Соглашения). Описание услуги по предоставлению образца Соглашения об электронном взаимодействии можно прочесть в этом разделе.
Если вам это интересно, заполните форму.
Также повышаются требования к сторонам — необходимость сдать и принять работы "здесь и сейчас" требует большей сосредоточенности и не позволяет размыть границы ответственности.
Про экономию бумаги, снижение затрат на обработку и пересылку почтовых отправлений, отсутствие необходимости содержания шкафов и коробок с бумажными копиями наряд-заданий я уже не говорю.
