Все обращения фиксируются в облачном сервисе Okdesk. Ответственные за решение назначаются автоматически.
Информация об исполнении заявок в режиме реального времени доступна как заявителям (Арендаторы, Подрядчики, работники ТЦ, подавшие заявку), так и исполнителям и их руководителям. Для этого Арендаторам и Подрядчикам предоставляется доступ в личный кабинет.
Для удобства подачи обращений можно использовать мобильное приложение Okdesk.

Посетители Торгового центра также могут обращаться в Администрацию ТЦ и быть услышанными. Для этого используется бот Телеграм. Посетитель не просто отправит обращение, но и получит на него ответ.

Все заявки подаются в электронном виде, они не теряются, нет необходимости их распечатывать и куда-то относить. Простота работы в Okdesk позволяет обработать обращение гораздо быстрее, чем в ручном режиме. Кроме этого, уже на этапе подготовки заявки Арендатор не сможет ее отправить, пока не оформит должным образом. Это сокращает количество «неправильных» заявок, что в итоге экономит время как Арендаторов, так и работников ТЦ.

Работа строится на основе заявок, подаваемых в систему Okdesk. В зависимости от процесса или задачи выбирается тип заявки.

Регламентные заявки на проведение обслуживания и осмотров инженерных систем ТРЦ создаются заранее в соответствии с графиком и являются повторяющимися заявками.
У повторяющейся заявки задаются дата и время первого создания заявки и периодичность — в днях, неделях или месяцах.
Создаются шаблонные заявки, заполняются атрибуты и далее заявки формируются автоматически на основании заданных правил повторения. Новым заявкам назначаются ответственные по маршрутам, заранее настроенным в Okdesk.

Как уже сказано, в Okdesk предусмотрены следующие активности охранников: проверка ввоза-вывоза и контроль над тем, что происходит в ТРЦ.

Ввоз-вывоз
В заявках на ввоз-вывоз после их согласования устанавливается ответственной Группа охранников. Смотрите маршрут. Права в Okdesk настроены так, что в этот момент сотрудники этой группы могут редактировать заявки в своей ответственности.
Подтверждения факта ввоза или вывоза охранником производится отметкой в чек-листе. При необходимости охранник может оставить комментарий к пункту чек-листа, а также сделать и приложить фотографию, например, транспортного средства, груза и так далее.

Контроль того, что происходит в ТРЦ
Под этим подразумеваем проверку охранником заявок, на основании которых Арендатор, Подрядчик или кто-то другой производит какие-то действия на территории ТРЦ.
Права доступа в Okdesk настроены так, что Группа охранников видит все заявки, включая закрытые. Редактировать эти заявки охранники не могут (кроме тех, что находятся в их зоне ответственности по ввозу и вывозу).
Охранник уточняет у лица, выполняющего действия, номер заявки, на основании которой эти действия производятся, находит заявку в мобильном приложении (рекомендуется выдать охранникам планшеты), проверяет ее параметры: статус (согласована или нет), разрешенный временной интервал, есть ли у лица документы, которые указаны в заявке как обязательные и так далее.
Каждый ТРЦ может установить свой список требований к лицам, производящим действия на их территории.
Далее охранник действует по обстоятельствам.
Главная цель — охрана должна быть в курсе в режиме реального времени, разрешено ли кому-то что-то делать и на каких условиях.