Okdesk для Торговых центров

Отраслевое решение "Цифровые коммуникации в Торговых центрах"

Оцифровка взаимодействия Арендаторов с Администрацией торгового центра, заявки на устранение недостатков и пожелания посетителей, заявки на работы по содержанию инженерных систем

Посетитель Торгового центра видит неисправный доводчик и сообщает об этом через Телеграм

Арендатор Торгового центра с помощью мобильного приложения Okdesk для заявителей подает заявку о том, что течет кран

Арендатор Торгового центра подает заявку на проведение маркетинговой акции

Показано, как можно строить отчеты и выборки в Okdesk

Что включает

Согласование Арендаторами и Подрядчиками своих действий со Службами ТЦ
Проведение работ, маркетинг, ввоз-вывоз материальных ценностей и другие.
Инцидентные заявки или Заявки на исполнение сотрудниками ТЦ
Поломки, аварии, грязь в помещениях, недостаточно тепло/прохладно, отсутствует вода и так далее. Подать такую заявку может заявитель любой категории или посетитель ТЦ.
Оформление постоянных и временных пропусков
Заявители — Арендаторы и Подрядчики.
Изменение учетных данных в Okdesk
Изменять данные компании Арендатора и Подрядчика и их контактных лиц могут только уполномоченные сотрудники ТЦ, работающие в Okdesk.
Регламентные работы (ППР)
Плановые обслуживание и осмотры инженерных систем и оборудования ТРЦ.
Работа охранников
Контроль над процессом ввоза-вывоза Арендаторами и Подрядчиками материальных ценностей, проверка любых активностей на территории ТРЦ, разрешены ли они, соответствуют ли установленным правилам.

Результат внедрения

1

Повышение лояльности Арендаторов и посетителей Торгового центра
2

Сокращение сроков согласования заявок и решения инцидентов
3

Прозрачность и подконтрольность всех взаимодействий
4

Исключение потерь обращений
5

Уменьшение ручного труда и бумаг
6

Отчетность и аналитика по активности Арендаторов, структуре поступающих обращений, скорости и качеству реакции на них

За счет чего достигается результат

Все зафиксировано и доступно в режиме реального времени

Все обращения фиксируются в облачном сервисе Okdesk. Ответственные за решение назначаются автоматически.
Информация об исполнении заявок в режиме реального времени доступна как заявителям (Арендаторы, Подрядчики, работники ТЦ, подавшие заявку), так и исполнителям и их руководителям. Для этого Арендаторам и Подрядчикам предоставляется доступ в личный кабинет.
Для удобства подачи обращений можно использовать мобильное приложение Okdesk.

Сообщения посетителей ТЦ о недостатках, вопросы по акциям и так далее

Посетители Торгового центра также могут обращаться в Администрацию ТЦ и быть услышанными. Для этого используется бот Телеграм. Посетитель не просто отправит обращение, но и получит на него ответ.

Электронное взаимодействие

Все заявки подаются в электронном виде, они не теряются, нет необходимости их распечатывать и куда-то относить. Простота работы в Okdesk позволяет обработать обращение гораздо быстрее, чем в ручном режиме. Кроме этого, уже на этапе подготовки заявки Арендатор не сможет ее отправить, пока не оформит должным образом. Это сокращает количество «неправильных» заявок, что в итоге экономит время как Арендаторов, так и работников ТЦ.

Как работает

Подача заявок

Работа строится на основе заявок, подаваемых в систему Okdesk. В зависимости от процесса или задачи выбирается тип заявки.

Тип заявки определяет ее жизненный цикл от открытия до решения с назначением ответственных на каждом этапе.

Регламентные заявки

Регламентные заявки на проведение обслуживания и осмотров инженерных систем ТРЦ создаются заранее в соответствии с графиком и являются повторяющимися заявками.
У повторяющейся заявки задаются дата и время первого создания заявки и периодичность — в днях, неделях или месяцах.
Создаются шаблонные заявки, заполняются атрибуты и далее заявки формируются автоматически на основании заданных правил повторения. Новым заявкам назначаются ответственные по маршрутам, заранее настроенным в Okdesk.

Работа охранников в Okdesk

Как уже сказано, в Okdesk предусмотрены следующие активности охранников: проверка ввоза-вывоза и контроль над тем, что происходит в ТРЦ.

Ввоз-вывоз
В заявках на ввоз-вывоз после их согласования устанавливается ответственной Группа охранников. Смотрите маршрут. Права в Okdesk настроены так, что в этот момент сотрудники этой группы могут редактировать заявки в своей ответственности.
Подтверждения факта ввоза или вывоза охранником производится отметкой в чек-листе. При необходимости охранник может оставить комментарий к пункту чек-листа, а также сделать и приложить фотографию, например, транспортного средства, груза и так далее.

Контроль того, что происходит в ТРЦ
Под этим подразумеваем проверку охранником заявок, на основании которых Арендатор, Подрядчик или кто-то другой производит какие-то действия на территории ТРЦ.
Права доступа в Okdesk настроены так, что Группа охранников видит все заявки, включая закрытые. Редактировать эти заявки охранники не могут (кроме тех, что находятся в их зоне ответственности по ввозу и вывозу).
Охранник уточняет у лица, выполняющего действия, номер заявки, на основании которой эти действия производятся, находит заявку в мобильном приложении (рекомендуется выдать охранникам планшеты), проверяет ее параметры: статус (согласована или нет), разрешенный временной интервал, есть ли у лица документы, которые указаны в заявке как обязательные и так далее.
Каждый ТРЦ может установить свой список требований к лицам, производящим действия на их территории.
Далее охранник действует по обстоятельствам.
Главная цель — охрана должна быть в курсе в режиме реального времени, разрешено ли кому-то что-то делать и на каких условиях.

*Без учета стоимости лицензий на программное обеспечение Okdesk

498 000

Р.

Отправить заявку

HELPDESK.SYSTEMS