Отраслевое решение Okdesk для Торговых центров
Оцифровка взаимодействия Арендаторов с Администрацией торгового центра, заявки на устранение недостатков и пожелания посетителей, заявки на работы по содержанию инженерных систем
Превью решения Okdesk для Торговых центров

Что включает

Согласование Арендаторами и Подрядчиками своих действий со Службами ТЦ
Проведение работ, маркетинг, ввоз-вывоз материальных ценностей и другие.
Инцидентные заявки или Заявки на исполнение сотрудниками ТЦ
Поломки, аварии, грязь в помещениях, недостаточно тепло/прохладно, отсутствует вода и так далее. Подать такую заявку может заявитель любой категории или посетитель ТЦ.
Оформление постоянных и временных пропусков
Заявители — Арендаторы и Подрядчики.
Изменение учетных данных в Okdesk
Изменять данные компании Арендатора и Подрядчика и их контактных лиц могут только уполномоченные сотрудники ТЦ, работающие в Okdesk.
Регламентные работы (ППР)
Плановые обслуживание и осмотры инженерных систем и оборудования ТРЦ.
Работа охранников
Контроль над процессом ввоза-вывоза Арендаторами и Подрядчиками материальных ценностей, проверка любых активностей на территории ТРЦ, разрешены ли они, соответствуют ли установленным правилам.

Результат внедрения

  1. 1
    Повышение лояльности Арендаторов и посетителей Торгового центра
  2. 2
    Сокращение сроков согласования заявок и решения инцидентов
  3. 3
    Прозрачность и подконтрольность всех взаимодействий
  4. 4
    Исключение потерь обращений
  5. 5
    Уменьшение ручного труда и бумаг
  6. 6
    Отчетность и аналитика по активности Арендаторов, структуре поступающих обращений, скорости и качеству реакции на них

За счет чего достигается результат

Все зафиксировано и доступно в режиме реального времени
Все обращения фиксируются в облачном сервисе Okdesk. Ответственные за решение назначаются автоматически.
Информация об исполнении заявок в режиме реального времени доступна как заявителям (Арендаторы, Подрядчики, работники ТЦ, подавшие заявку), так и исполнителям и их руководителям. Для этого Арендаторам и Подрядчикам предоставляется доступ в личный кабинет.
Для удобства подачи обращений можно использовать мобильное приложение Okdesk.
Сообщения посетителей ТЦ о недостатках, вопросы по акциям и так далее
Посетители Торгового центра также могут обращаться в Администрацию ТЦ и быть услышанными. Для этого используется бот Телеграм. Посетитель не просто отправит обращение, но и получит на него ответ.
Электронное взаимодействие
Все заявки подаются в электронном виде, они не теряются, нет необходимости их распечатывать и куда-то относить. Простота работы в Okdesk позволяет обработать обращение гораздо быстрее, чем в ручном режиме. Кроме этого, уже на этапе подготовки заявки Арендатор не сможет ее отправить, пока не оформит должным образом. Это сокращает количество «неправильных» заявок, что в итоге экономит время как Арендаторов, так и работников ТЦ.

Как работает

Подача заявок
Работа строится на основе заявок, подаваемых в систему Okdesk. В зависимости от процесса или задачи выбирается тип заявки.
Тип заявки определяет ее жизненный цикл от открытия до решения с назначением ответственных на каждом этапе.
Регламентные заявки
Регламентные заявки на проведение обслуживания и осмотров инженерных систем ТРЦ создаются заранее в соответствии с графиком и являются повторяющимися заявками.
У повторяющейся заявки задаются дата и время первого создания заявки и периодичность — в днях, неделях или месяцах.
Создаются шаблонные заявки, заполняются атрибуты и далее заявки формируются автоматически на основании заданных правил повторения. Новым заявкам назначаются ответственные по маршрутам, заранее настроенным в Okdesk.
Работа охранников в Okdesk
Как уже сказано, в Okdesk предусмотрены следующие активности охранников: проверка ввоза-вывоза и контроль над тем, что происходит в ТРЦ.

Ввоз-вывоз
В заявках на ввоз-вывоз после их согласования устанавливается ответственной Группа охранников. Смотрите маршрут. Права в Okdesk настроены так, что в этот момент сотрудники этой группы могут редактировать заявки в своей ответственности.
Подтверждения факта ввоза или вывоза охранником производится отметкой в чек-листе. При необходимости охранник может оставить комментарий к пункту чек-листа, а также сделать и приложить фотографию, например, транспортного средства, груза и так далее.

Контроль того, что происходит в ТРЦ
Под этим подразумеваем проверку охранником заявок, на основании которых Арендатор, Подрядчик или кто-то другой производит какие-то действия на территории ТРЦ.
Права доступа в Okdesk настроены так, что Группа охранников видит все заявки, включая закрытые. Редактировать эти заявки охранники не могут (кроме тех, что находятся в их зоне ответственности по ввозу и вывозу).
Охранник уточняет у лица, выполняющего действия, номер заявки, на основании которой эти действия производятся, находит заявку в мобильном приложении (рекомендуется выдать охранникам планшеты), проверяет ее параметры: статус (согласована или нет), разрешенный временной интервал, есть ли у лица документы, которые указаны в заявке как обязательные и так далее.
Каждый ТРЦ может установить свой список требований к лицам, производящим действия на их территории.
Далее охранник действует по обстоятельствам.
Главная цель — охрана должна быть в курсе в режиме реального времени, разрешено ли кому-то что-то делать и на каких условиях.

Как внедряется решение

Внедрение производится в три этапа (четвертый — гарантийная поддержка). Для вашего удобства ниже представлено графическое представление хода работ.
  1. Разработка Технического задания
    Покупателю передается эталонный образец Паспорта решения Okdesk для Торгового центра. Техническое задание готовит Helpdesk.System, основываясь на информации, полученной от покупателя.
    Ориентировочный срок: 5 рабочих дней с момента получения всех необходимых данных.
  2. Настройка Okdesk в соответствии с ТЗ
    Готовим аккаунт, обрабатываем, проверяем и запрашиваем дополнительные данные (так, чтобы к моменту окончания этапа у нас была нормативно-справочная информация (НСИ), готовая для загрузки в Okdesk), пишем инструкции.

    Ориентировочный срок: 15 рабочих дней.
  3. Пусконаладочные работы
    Загрузка подготовленной НСИ в Okdesk, приглашение в систему Арендаторов, окончательная корректировка настроек, обучение пользователей.

    Длительность этапа около 15 рабочих дней.
  4. Гарантийная поддержка
    После завершения пусконаладочных работ предоставляется месяц гарантийной поддержки с лимитом обращений за поддержкой 10 часов.
Стоимость решения «Okdesk для Торговых центров»*
*Без учета стоимости лицензий на программное обеспечение Okdesk
Okdesk для Торговых центров
242 000
Товар добавлен в корзину
Оформить заказ

Смотрите также
от